Ce guide vous accompagne de la réception de votre email de bienvenue jusqu'à vos premiers pas dans BlueSole : préparer l'espace où vivront vos données, installer BlueSole et paramétrer votre agence — comptez une trentaine de minutes — puis charger vos Clients, à votre rythme.
L'essentiel est automatisé : l'installeur s'occupe du téléchargement, des autorisations Excel et du démarrage. La seule vraie décision vous appartient — où vivront les données de votre agence — et c'est par là que nous commençons.
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2. Préparer votre espace de données partagé
Cette préparation se fait une seule fois, sur le poste de la Direction. Vous êtes un collaborateur qui rejoint une agence déjà installée ? Passez directement àAjouter BlueSole sur mon poste.
Le classeur BlueSole et les données de votre agence vivent dans un même dossier, et chaque poste travaille sur ce dossier synchronisé localement. C'est ce qui permet à toute l'équipe de voir les mêmes dossiers en temps quasi réel, et ce qui met vos données à l'abri d'une panne de poste.
Installez Google Drive pour ordinateur et connectez-vous. Vous ne l'avez pas encore ? Depuis drive.google.com, cliquez sur la roue dentée en haut à droite, puis sur Synchronisez les fichiers entre le cloud et votre ordinateur.
Le téléchargement de Google Drive pour ordinateur se trouve derrière la roue dentée, en haut à droite.
Le compte utilisé est celui de votre choix — compte de la Direction ou compte dédié à l'agence. Retenez simplement que le propriétaire du dossier en garde la main.
Créez un dossier BlueSole dans Mon Drive.
Placez-vous dans Mon Drive, puis Nouveau → Nouveau dossier, et nommez-le BlueSole.
Rendez le dossier disponible hors connexion. Dans l'explorateur Windows, ouvrez Google Drive et faites un clic droit sur BlueSole. Sous Windows 11, cliquez d'abord sur Afficher d'autres options : le menu abrégé n'affiche pas les commandes Google Drive. Choisissez ensuite Accès hors connexion → Disponible hors connexion. Une copie du dossier est alors conservée sur le poste et tenue à jour : BlueSole travaille en local et reste utilisable si votre connexion faiblit. Ce geste vaut pour vous comme pour vos collaborateurs.Windows 11 — le menu abrégé ne montre pas Google Drive : cliquez sur Afficher d'autres options.Dans le menu complet : Accès hors connexion → Disponible hors connexion.
Vérifiez que le dossier apparaît bien dans l'explorateur Windows, sous Google Drive, et que son icône porte une coche verte : c'est la confirmation que la copie hors connexion est en place. C'est le test qui valide toute l'étape. Rien ne s'affiche encore, ou la coche manque ? Laissez à Google Drive le temps de terminer sa première synchronisation — cela peut prendre quelques minutes selon le volume et votre connexion.
Le dossier apparaît sous Google Drive et son icône porte la coche verte : la copie hors connexion est faite, l'étape est validée.
Vous utilisez déjà OneDrive, Dropbox ou kDrive ? Le principe est identique : un dossier partagé avec votre équipe et synchronisé sur chaque poste. L'installeur de BlueSole détecte lui aussi ces services et vous les proposera.
Votre agence dispose d'un serveur local ? Un dossier réseau partagé convient également : l'installeur le reconnaît et adapte le réglage d'Excel en conséquence. La mise en place du partage lui-même relève de votre informaticien.
À éviter si vous travaillez à plusieurs : installer BlueSole dans un dossier local non partagé (Documents, Bureau). Vos collègues n'y auraient pas accès et vos données ne seraient pas sauvegardées en ligne.
3. Installer BlueSole
Téléchargez l'installeur sur bluesole.app/download.
Lancez le fichier téléchargé. Windows peut afficher un avertissement : le programme est signé, vérifiez la mention « éditeur vérifié » puis continuez.
Choisissez l'emplacement d'installation. Idéalement Google Drive, qui apparaît en premier, sinon un autre drive (Dropbox, OneDrive, kDrive…). Sélectionnez l'emplacement du dossier que vous venez de partager.
Chaque service détecté sur le poste a sa propre carte ; Google Drive est proposé en premier.
Vérifiez que le chemin choisi correspond bien au dossier que vous venez de partager depuis votre Drive.
Laissez faire. L'installeur autorise durablement les macros pour ce dossier, s'assure que l'imprimante PDF est disponible — Windows peut alors demander une autorisation, une seule fois — télécharge BlueSole, puis le démarre.
Pourquoi une autorisation pour les macros ? BlueSole vit dans Excel : l'installeur déclare votre dossier comme emplacement de confiance, une fois pour toutes. Vous n'aurez plus jamais de bandeau de sécurité à valider. BlueSole n'utilise aucun contrôle ActiveX.
4. Premier démarrage
Saisissez l'email de la Direction — là où vous avez reçu l'email de bienvenue.
Le premier démarrage ne demande qu'une chose : l'email du compte Direction.
Connectez-vous avec le code reçu par email — valable 7 jours. Passé ce délai, écrivez-nous à support@bluesole.app.
Les raccourcis vers BlueSole apparaissent automatiquement sur votre bureau et dans le menu Démarrer, prêts pour vos prochaines ouvertures.
5. Paramétrer votre agence
Vous y êtes presque !
Pour commencer à utiliser BlueSole, vous devez juste renseigner votre nom d'agence… mais prenez quelques minutes pour parcourir les paramètres de l'agence et renseigner tout ce qui vous permettra de faire vos premières factures (cf. ci-dessous).
Le seul champ balisé en jaune sur une installation neuve : la désignation de votre agence.
À compléter avant votre première facture
Ces quelques réglages vous permettront d'avoir de belles factures, prêtes à partir chez le Client !
Identité de l'agence — sans elle, votre Client reçoit une facture sans les mentions légales.
Images : votre logo qui sera sur tous vos documents Client ainsi que le tampon pour une facture pro.
Facturation : renseignez vos coordonnées bancaires, pour bien vous faire payer.
Email & WhatsApp : la dernière étape avant d'envoyer vos messages depuis BlueSole.
Quel compte Gmail connecter ? Connectez le compte de l'agence, pas le compte personnel d'un collaborateur. C'est l'adresse depuis laquelle partiront vos factures et vos relances : un compte personnel vous expose au départ de la personne et brouille votre image auprès de vos Clients.
6. Charger vos Clients
Téléchargez le template d'import à renseigner — un fichier Excel vierge. Vous pouvez le préparer avant même d'installer BlueSole ; il est aussi disponible depuis le Menu Direction une fois l'application ouverte.
Remplissez-le en équipe, tranquillement : vos comptes de facturation et vos voyageurs vont dans le même fichier, dans n'importe quel ordre.
Importez-le depuis le Menu Direction (Importer des Clients).
Les deux boutons d'import, dans la colonne Importer du Menu Direction.
Validez le récapitulatif : BlueSole contrôle le contenu, vous présente ce qu'il va faire, puis crée les comptes et les voyageurs.
Rien n'est créé avant votre validation : BlueSole annonce ce qu'il va faire, les lignes qu'il saute et les alertes rencontrées, et dépose un rapport détaillé à côté de votre fichier.
Vérifiez le résultat dans vos onglets Comptes et Voyageurs.
Le détail des colonnes du template est décrit dans l'aide de l'écran, accessible une fois BlueSole ouvert.
7. Inviter un collaborateur à utiliser BlueSole
Cette étape se fait par la Direction : dans Google Drive puis dans BlueSole.
Partagez votre dossier BlueSole en « Éditeur » avec votre collaborateur, depuis drive.google.com. Sans ce partage, il n'aura pas accès aux données de l'agence.
Ajoutez votre collaborateur, puis vérifiez que le rôle est bien Éditeur.
Dans BlueSole, depuis le Menu Direction, ouvrez Gérer les utilisateurs, puis Créer un nouvel utilisateur : prénom, nom, adresse email et profil, puis Enregistrer.
Gérer les utilisateurs, dans le bloc Administrer du Menu Direction.
Choisissez son profil au plus près de son rôle. Il décide de ce que la personne voit et peut faire : Agent de voyage pour le quotidien commercial, Chef d'Agence pour y ajouter le pilotage du jour, Comptable pour les comptes Clients et les paiements, Superviseur pour une consultation seule, Direction pour l'accès complet.
L'invitation part automatiquement. Votre collaborateur reçoit un email avec son code d'accès, valable 7 jours, et le lien vers la marche à suivre sur son poste.
8. Ajouter BlueSole sur mon poste
Cette étape se fait sur le poste du collaborateur invité, par lui-même.
Installez Google Drive pour ordinateur et connectez-vous avec votre propre compte Google. Vous ne l'avez pas encore ? Depuis drive.google.com, cliquez sur la roue dentée en haut à droite, puis sur Synchronisez les fichiers entre le cloud et votre ordinateur : Google vous propose le téléchargement.
C'est par là qu'on télécharge Google Drive pour ordinateur : la roue dentée, puis Synchronisez les fichiers entre le cloud et votre ordinateur.
⚠️ Ajoutez le dossier partagé à votre Drive. Rendez-vous sur drive.google.com, ouvrez Partagés avec moi, faites un clic droit sur le dossier BlueSole puis choisissez Organiser → Ajouter un raccourci. Dans la fenêtre qui s'ouvre, allez sur l'onglet Tous les emplacements, sélectionnez Mon Drive et validez par Ajouter.
Depuis Partagés avec moi : Organiser → Ajouter un raccourci.La fenêtre s'ouvre sur Suggestion : passez par Tous les emplacements pour choisir Mon Drive, puis Ajouter.
Rendez-le disponible hors connexion. Dans l'explorateur Windows : Google Drive → clic droit sur BlueSole → Afficher d'autres options sous Windows 11 → Accès hors connexion → Disponible hors connexion.
Windows 11 : le menu abrégé ne montre pas Google Drive — Afficher d'autres options d'abord.Puis Accès hors connexion → Disponible hors connexion.
Vérifiez que le dossier et son contenu apparaissent dans l'explorateur Windows, et que l'icône du dossier porte une coche verte — la copie hors connexion est alors en place.
La coche verte sur l'icône : votre poste a bien sa copie locale.
Ouvrez le dossier BlueSole maintenant synchronisé sur votre poste, et lancez le BlueSoleSetup.exe qui s'y trouve déjà : il reconnaît l'installation existante et va directement à l'installation, sans écran de choix ni retéléchargement. Le fichier n'y est pas ? Téléchargez-le sur bluesole.app/download, comme à l'étape 1.
L'installeur est déjà dans le dossier partagé : le premier poste l'y a déposé. Rien à retélécharger.
Connectez-vous avec votre propre email et le code reçu par email — valable 7 jours. Passé ce délai, écrivez-nous à support@bluesole.app.
L'étape 2 n'est pas optionnelle. Un dossier qui reste dans Partagé avec moi n'apparaît jamais dans Google Drive pour ordinateur, et donc jamais dans votre explorateur Windows. C'est la première cause d'échec sur un poste supplémentaire.
Selon le réglage de votre agence, ce nouveau poste peut demander une approbation de la Direction avant sa première connexion.
9. Questions fréquentes
Windows affiche un avertissement au téléchargement
C'est normal : le programme est signé. Vérifiez la mention « éditeur vérifié » dans la fenêtre d'avertissement, puis continuez.
Windows demande une autorisation administrateur
C'est l'imprimante PDF : la demande n'apparaît qu'une fois, et seulement si elle manque encore sur le poste. Vous pouvez la refuser — l'export PDF risque alors d'échouer — puis relancer l'installeur, qui la rétablira.
Mon antivirus bloque le fichier
BlueSole est signé par un éditeur vérifié ; certains antivirus se montrent malgré tout excessivement prudents avec les fichiers Excel contenant des macros. Écrivez-nous à support@bluesole.app.
BlueSole me dit qu'il doit être fermé
Seul le classeur BlueSole doit être fermé, pas Excel dans son ensemble. Si le message persiste, une seconde fenêtre Excel le tient peut-être encore ouvert.
Le dossier partagé n'apparaît pas dans mon explorateur
Il manque une étape : ajoutez-le à Mon Drive depuis drive.google.com → Partagés avec moi → Organiser → Ajouter un raccourci → onglet Tous les emplacements → Mon Drive, puis rendez-le disponible hors connexion. Voir Ajouter BlueSole sur mon poste.
Mon dossier réseau n'apparaît pas dans la liste
La carte Autre dossier partagé (réseau / serveur de l'agence) ne s'affiche que si un lecteur réseau est déjà mappé sur ce poste. Si elle n'apparaît pas, choisissez n'importe quelle carte pour avancer jusqu'à l'écran de confirmation, puis cliquez sur Parcourir : le sélecteur de dossier Windows s'ouvre, et vous pouvez naviguer jusqu'à Réseau ou saisir directement le chemin de votre serveur (\\serveur\partage).
Mes collègues ne voient pas mes données
Quatre causes possibles, dans cet ordre : le dossier n'a pas été partagé avec eux ; le raccourci n'a pas été ajouté à Mon Drive (la plus fréquente) ; leur synchronisation Google Drive est en pause ; ils ont installé BlueSole ailleurs que dans le dossier partagé.
L'impression ou l'export PDF échoue
Relancez l'installeur : il rétablit l'imprimante PDF.
Comment BlueSole se met-il à jour ?
Automatiquement. Vous n'avez rien à faire : quand elle est disponible, une nouvelle version vous est proposée au démarrage.
Une question, un blocage ? Écrivez-nous à support@bluesole.app — nous vous accompagnons dans la mise en route de votre agence.
: c'est la confirmation que la copie hors connexion est en place. C'est le test qui valide toute l'étape. Rien ne s'affiche encore, ou la coche manque ? Laissez à Google Drive le temps de terminer sa première synchronisation — cela peut prendre quelques minutes selon le volume et votre connexion.
